Page 44 - XX LAT KLUBU ROTARY LUBLIN - CENTRUM

Zachowane roczne sprawozdania też pozostawiają wiele do życzenia. Niektóre
są bardzo obszerne, szczegółowe z podaniem składu Zarządu, Komisji, kalenda-
rium spotkań z ciekawymi ludźmi, z krótkim opisowym sprawozdaniem finanso-
wym, listą otrzymanych nagród i wyróżnień, opisem wymiany młodzieżowej i
współpracy z innymi klubami. Inne są krótkie, enigmatyczne, ogólnie traktujące
opis realizacji zadań statutowych i odbytych spotkań klubowych.
Niestety, okazało się, że brak jest niektórych sprawozdań. Gdzieś zaginęły?
Nie zachowały się ani w formie pisemnej, ani elektronicznej – komputerowej. Nie
zachowały się też żadne inne dokumenty, poza artykułami w Kronikach, na pod-
stawie których można by, chociażby w zarysie, odtworzyć roczną działalność
Klubu sprzed paru lat.
15 lat pracy Klubu to naprawdę niewiele, ale to 15 prezydentów i tyluż sekre-
tarzy. Każdy z nich gromadził na bieżąco różne dokumenty i materiały klubowe
ze swej kadencji. W ciągu jednego, aktywnego roku rotariańskiego można uzbie-
rać tych dokumentów pokaźną teczkę.
Po zakończeniu roku, zbiory te najczęściej „lądują” na stosie innych groma-
dzonych przez lata domowych szpargałów, zakurzone czekają na piwnicznej pół-
ce na swój marny los „wyrzuconych do frakcji suchej”. Czasem, ktoś je przekaże
swojemu następcy by pozbyć się niechcianego i „nikomu już nie potrzebnego”
papierowego balastu.
Jeden nie pamięta, co zrobił ze swoja teczką dokumentów, czy komukolwiek
je przekazał i co w nich było. Inny nie ma czasu by szukać „jakiejś teczki” w
nagromadzonych przez lata różnych teczkach. Jeszcze inny stwierdził, że nie jest
IPN-em i nie gromadzi żadnych teczek.
A tu Jubileusz się zbliża (po nim zapewne będą następne) i trzeba te 15 lat ja-
koś sensownie, rzetelnie i atrakcyjnie podsumować i pokazać. Dobrze, że zacho-
wały się wszystkie Kroniki i większość rocznych sprawozdań.
Myślimy, że opisane wyżej problemy mogą dotyczyć większość Klubów Rota-
ry. Stąd nasza konkluzja:
Twórzmy archiwa klubowe, a w nich gromadźmy: roczne plany pracy i spra-
wozdania (z imiennym składem Zarządu i Komisji), nominacje, dyplomy, wyróż-
nienia, kopie indywidualnych nagród i wyróżnień, dokumenty grantowe, listy,
gratulacje i podziękowania.
Wybierzmy spośród członków Klubu, najlepiej na ochotnika - osobę pełniącą
stale obowiązki klubowego archiwisty. Dobrze, gdy byłby on jednocześnie Kro-
nikarzem klubowym. Tylko takie rozwiązanie - naszym zdaniem - gwarantuje
nam i może przyszłym rot arianom, że bez większych problemów będziemy w
stanie wydać kolejne opracowanie historii Klubu i jego działalności; zorganizo-
wać interesującą, bogatą okolicznościową wystawę naszej pracy; napisać szybko
artykuł sięgając do łatwo dostępnego, wiarygodnego źródła z pierwszej ręki.

2011/5/23 Stanisław Dąbrowski i Wojciech Mach

43